La relance client est une importante tâche dans la gestion de votre entreprise. En effet, les retards de paiement sont un enjeu important pour de nombreuses entreprises, surtout les PME et les indépendants du secteur du bâtiment où les clients paient leurs factures sous 45 jours en moyenne. Or les entreprises du bâtiment ont souvent besoin de liquidités pour faire face à leurs charges, notamment pour l’achat de matériaux pour les chantiers. Une mauvaise gestion de votre processus de relance client peut mettre en danger votre activité.
Il est essentiel d’avoir un système efficace de suivi des factures pour gérer correctement les relances clients. Ce système doit vous permettre d’identifier rapidement les factures en retard de paiement et de prendre les mesures appropriées. Un suivi rigoureux des factures vous permettra également d’éviter les oublis, qui peuvent entraîner des retards de paiement plus longs et à termes des difficultés de trésorerie pour vous.
Beaucoup d’artisans du bâtiment utilise Excel pour le suivi des factures clients. En effet, sur Excel, vous pouvez créer un tableau de suivi simple, qui liste toutes vos factures, leurs dates d’émission et d’échéance, ainsi que leur statut de paiement.
Même si cela paraît être une bonne solution de prime abord, une erreur dans la gestion de vos factures peut avoir des conséquences financières importantes. L’autre problème majeur avec la gestion des factures par Excel est souvent chronophage : l’ajout, la mise à jour et la vérification manuelle des données peuvent prendre beaucoup de temps, qui pourrait être consacré à d’autres aspects de votre activité.
De même, il est difficile de partager ce genre de document, et dans le cas d’envoi par emails, des erreurs de versions sont très courantes.
De plus en plus d’artisans optent pour un logiciel de facturation, spécifiquement conçu pour faciliter et optimiser le suivi des factures clients. Les fonctions d’automatisation de ces logiciels peuvent également inclure le suivi des paiements et les relances automatiques en cas de retard de paiement et d’autres fonctionnalités telles que :
Un brouillon de facture n’a aucune valeur comptable ou légale. La seule exigence est de clairement mentionner “Facture provisoire” ou “facture Proforma” sur le document. Vous êtes donc libre d’adopter une numérotation indépendante pour ces documents.
Cependant, une fois que la facture provisoire est traitée et devient une véritable facture avec une valeur légale et comptable, elle doit recevoir le prochain numéro disponible dans la séquence de numérotation de vos factures.
De plus, dans ce type de logiciel btp, vous disposez d’un tableau de bord personnalisable, qui rassemble toutes vos factures, indique leurs dates d’émission et d’échéance, et affiche leur statut de paiement. Contrairement à Excel, ces logiciels ont été conçus pour éviter les erreurs de calcul ou d’inattention. Ils incluent des systèmes de vérification qui alertent l’utilisateur en cas de données manquantes ou de discordances, limitant ainsi les risques d’erreurs pouvant avoir des conséquences financières importantes.
Nous vous proposons trois exemples d’e-mails de relance pour factures impayées, que vous pouvez utiliser comme point de départ :
Si un client ne répond pas à vos relances, il est essentiel de prendre des mesures supplémentaires pour garantir le paiement. Voici les étapes à suivre :
La gestion de la relance client peut être délicate, car il est important de maintenir de bonnes relations avec vos clients tout en garantissant le paiement de vos factures. Voici quelques conseils pour gérer cette situation :
Si la situation persiste, mettez en place tous les dispositifs pour récupérer votre créance mais ensuite arrêtez la collaboration avec ce client, c’est un mauvais payeur.
Il est également possible d’automatiser votre processus de relance client, ce qui vous permet de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité.
Comment fonctionne l’automatisation de la relance client avec Boby : Boby est un logiciel devis facture pour les professionnels du bâtiment, qui offre une fonctionnalité de relance automatique sur vos factures.
Vous pouvez personnaliser votre chaine de relance avec des messages spécifiques et planifier l’envoi automatique de ces relances à des dates spécifiques. Cela permet de garantir que vos clients reçoivent des rappels opportuns, tout en vous évitant de devoir suivre manuellement chaque facture impayée.
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