Gestion BTP : les méthodes pour simplifier votre gestion administrative​
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Comment gérer toute sa paperasse quand on est artisan du bâtiment ?

Le métier d’artisan implique une double casquette : celle de son cœur de métier (maçon, électricien, peintre, etc.) et celle du gestionnaire administratif. Cette partie administrative est une épine dans le pied de l’artisan du bâtiment, car elle est très chronophage. Tout le temps consacré à la “paperasse” est du temps que l’artisan ne passe pas avec ses clients ou sur ses chantiers. Malheureusement, il ne peut en aucun cas y déroger sous peine de recevoir des amendes ou autres sanctions fiscales, voire pénales. 

Qu'est-ce que la gestion administrative pour un artisan du bâtiment ?

Pour le bon déroulement d’un chantier du devis jusqu’à sa réalisation, il est nécessaire pour l’artisan du bâtiment de suivre des étapes clés. C’est malheureusement un processus qui est bien souvent alourdi par la gestion administrative.  

1) Le devis

C’est la première étape avant le début du chantier. La réalisation d’un devis peut prendre du temps selon les disponibilités de l’artisan et de son prospect. Ce document est important car il fait état du chantier à réaliser avec le chiffrage associé. 

2) Le planning chantier

Une fois le devis accepté, l’artisan du bâtiment doit planifier son chantier en respectant les délais et également le budget. Il doit prendre en compte l’approvisionnement en matériaux et en machine, mais aussi en main d’œuvre.   

À lire également : Tout pour réussir sa gestion de chantier

3) La gestion des ressources humaines

Dans certains cas, l’artisan aura besoin de main d’œuvre pour mener le projet. Il peut le faire dans le cas d’un chantier complexe qui requiert plusieurs compétences techniques ou encore pour achever un chantier dans un délais défini.  

4) La facture

La facture permet de demander le paiement à la suite de la réalisation du chantier. L’artisan doit ainsi reporter tous les coûts engagés pour la réalisation et ajouter ses marges. Elle engage contractuellement le client à régler le montant déterminé dans les délais précisés dans le devis signé préalablement. 

Dans bien des cas, le client peut malheureusement ne pas régler les factures dans les délais. C’est malheureusement assez fréquent dans le secteur du bâtiment, il faut alors relancer le client, et le rapport de force est souvent inégal. Ces périodes de relances peuvent mettre dans le rouge la trésorerie de l’artisan, et freiner la préparation de chantiers suivants (achats de matériel, etc.). 

À lire également : Quelles informations doit contenir une facture bâtiment ?

5) La comptabilité

La comptabilité est la partie qui encadre l’ensemble de l’activité de l’artisan d’un point de vue légal. Vécue comme chronophage, tenir sa comptabilité à jour prend du temps mais est obligatoire, et permet à l’artisan d’être au fait de la santé financière de son entreprise.  

Tous les artisans du bâtiment, quelle que soit leur spécialité, sont concernés par ces tâches administratives.  

paperasse artisans du batiment

Simplifiez votre gestion BTP

La gestion administrative est nécessaire mais est souvent vécue par l’artisan BTP comme étant une tâche fastidieuse et à faible valeur rémunératrice. C’est pour cela que nombre d’artisans du bâtiment optent de plus en plus pour des solutions digitales qui les déchargent de cette tâche.  

1) Déléguer sa gestion administrative

La solution d’embaucher un collaborateur ou un prestataire extérieur dédié à cette tâche est sans doute la solution la plus efficace pour gérer sa gestion administrative.  

Cependant, elle peut être limitée pour plusieurs raisons, notamment économique. Le salaire médian d’un assisant administratif dans le secteur du BTP est en moyenne à 13.08€/heure en CDI et le tarif d’un indépendant se situe entre 35€ et 45€ de l’heure. 

Ces coûts peuvent être absorbés dans le cas d’une moyenne à grande structure. Néanmoins dans le cas d’un artisan du bâtiment seul ou entouré d’une petite équipe, ce coût peut représenter un poste de dépenses trop important, d’autant que des solutions digitales alternatives existent, très faciles à mettre en place, pour automatiser la partie administrative. 

2) Opter pour un ou plusieurs logiciels de devis/facturation

Accessibles dès une quinzaine d’euros par mois, le logiciel bâtiment est au minimum 50 fois moins onéreuses qu’un collaborateur à mi-temps (il existe même des solutions de devis facture gratuit). Choisir un logiciel devis facture BTP peut être une option pertinente pour gagner du temps sur l’édition et l’envoi des devis et factures, tout en étant conforme aux exigences légales.

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Si ces solutions permettent de gérer la paperasse “de premier niveau”, elles ne permettent pas à l’artisan de se soustraire des autres tâches administratives, tout aussi chronophages, que sont la prise de contact clients, les relances, le planning des chantiers, la gestion des ressources humaines… 

Il est alors commun de voir des artisans du bâtiment jongler entre différents outils pour gérer ces autres besoins, qui plus est, pas spécialement conçus pour le métier d’artisan du bâtiment. L’absence de connectivité entre les différents outils (comptabilité, facturation, données clients, etc.) peut aussi s’avérer contraignante, source de perte de données et in fine de perte de temps. 

Dématérialisez votre gestion administrative

Opter pour une solution de gestion administrative globale, type logiciel bâtiment, est la solution vers laquelle de plus en plus d’artisans du bâtiment se tournent. Plus économique qu’un assistant ou un prestataire, plus complète qu’une solution d’édition de devis/facture cette option est de plus en plus plébiscitée chez les artisans du bâtiment.  

En effet, avoir un outil qui centralise toutes les tâches récurrentes, permet à l’artisan de ne plus avoir à jongler entre différents outils, d’économiser du temps, et d’augmenter le chiffre d’affaires de son entreprise.  

Les solutions spécifiques au secteur du bâtiment peuvent comporter d’autres fonctionnalités qui sont adaptées au besoin de l’artisan du bâtiment (devis, suivi de chantier, planning, facture, relances, comptabilité, etc.) 

Par exemple, la solution Boby dédiée aux artisans du bâtiment permet de gérer tout le cycle de vente, de la prise de contact client, des devis aux factures, le tout à partir de 19,99€/mois (soit le prix d’un forfait téléphonique). 

Loi sur la facture électronique 2024 pour les artisans du bâtiment : ce qu’il faut savoir !

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Les questions fréquentes

C'est quoi la gestion administrative ?

La gestion administrative est une fonction essentielle de toute entreprise, y compris pour les artisans du bâtiment. Elle comprend une multitude de tâches nécessaires pour le bon fonctionnement d’une entreprise : la tenue des dossiers, la facturation, le suivi des paiements et l’organisation de rendez-vous prospects et clients.

Pls précisément, pour vous en tant qu’artisan du bâtiment, la gestion administrative inclut l’établissement de devis, la gestion des contrats, la programmation des travaux, l’achat de matériel, la gestion des permis et licences nécessaires, ainsi que la conformité à toutes les réglementations de l’industrie.

Une gestion administrative efficace est essentielle pour assurer que l’entreprise fonctionne sans à-coups, que tous les paiements sont effectués et reçus à temps, et que toutes les obligations réglementaires sont remplies.

Comment faire une bonne gestion administrative ?

Une bonne gestion administrative, notamment pour un artisan du bâtiment, se caractérise par une organisation rigoureuse, une utilisation efficace des outils technologiques appropriés, et une formation continue pour rester à jour avec les règles et réglementations en vigueur. L’objectif est d’assurer une réalisation correcte et cohérente des tâches administratives, de réduire les erreurs et d’augmenter l’efficacité de l’entreprise. Vous pouvez vous aider de qu’il y a cité plus haut dans l’article.

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