BTP : Comment gérer les factures impayées ?
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L’erreur est humaine, des erreurs sur la facturation peuvent se produire. Qu’il s’agisse d’une simple faute de frappe ou d’une omission plus significative, la loi est stricte à ce sujet : il est interdit de modifier ou de supprimer une facture une fois qu’elle a été émise. Ce principe garantit l’inaltérabilité et la traçabilité des factures, deux éléments essentiels pour l’intégrité des transactions commerciales. Alors, comment corriger une erreur sur facture ? C’est là qu’interviennent la facture rectificative ou facture d’avoir.
Lorsqu’une erreur est détectée sur une facture, il existe deux méthodes principales pour la corriger, selon que cette facture a été payée (facture d’avoir) ou non (facture rectificative).
La facture rectificative est une facture classique qui est utilisée lorsque la facture originale a été reçue par le client, mais que celui-ci ne l’a pas encore réglée. Dans ce cas, vous devez émettre une nouvelle facture qui annule et remplace l’originale. Ce document doit mentionner clairement qu’il remplace la facture originale.
Vous pouvez notamment mettre la mention dans le mail ou de la lettre :
« Vous trouverez ci-dessous la facture rectificative. Elle annule et remplace la facture n° XXX en date du 00/00/00. »
Pour résumer, la manière dont vous devez rectifier une facture dépend de l’état de la facture originale. Il y a principalement trois scénarios à considérer :
Dans ce cas, il est préférable de créer une nouvelle facture avec les informations correctes et de la soumettre au client.
Vous devez émettre une facture rectificative en y intégrant toutes les mentions obligatoires, puis l’envoyer au client.
Vous devez émettre une facture d’avoir pour rembourser le client, tout en respectant les mentions obligatoires.
Il est important de noter que vous avez un délai d’envoi de 4 ans maximum pour rectifier une facture, à partir de la date d’émission de la facture originale.
Voici la liste des mentions indispensables de la facture rectificative :
De plus, selon le Bulletin Officiel des Finances Publiques-Impôts (BOFIP), si la TVA a déjà été payée sur la facture originale, certaines mentions doivent apparaître sur la facture rectificative :
Il est important de communiquer avec votre client dès que vous constatez une erreur sur facture. Expliquez-leur l’erreur et informez-les de la manière dont vous prévoyez de la corriger. Cette communication transparente aide à préserver la relation avec votre client. Rappelez-vous que l’erreur est humaine et que la plupart des clients comprendront et apprécieront votre honnêteté.
Voici quelques stratégies :
Il est important de prendre le temps de relire chaque devis et facture avant de l’envoyer. Surtout si vous utilisez Word ou Excel pour créer vos factures en utilisant des copier/coller une facture à une autre. Cette étape permet de repérer d’éventuelles erreurs ou oublis qui auraient pu passer inaperçus lors de la saisie des informations.
Word et Excel peuvent sembler être des outils simples et accessibles pour créer ses factures. Cependant, ils ne sont pas adaptés à une gestion rigoureuse de la facturation. En effet, l’utilisation du copier-coller pour générer une nouvelle facture à partir d’une ancienne peut entraîner des erreurs de saisie, des omissions, voire la duplication de numéros de facture. De plus, ces outils n’offrent aucun système de suivi automatisé des factures.
Pour une facturation fiable, optez pour un logiciel facture. Le logiciel btp est adapté à vos besoins et évite les erreurs. Ainsi, plus besoin de copier votre devis pour en faire une facture, le logiciel le fait automatiquement une fois que votre devis est accepté. Ainsi, aucun risque de se tromper. De plus, le logiciel suit toutes vos factures pour vous. Il vous aide à gérer vos paiements sans vous prendre la tête. Vous gagnez en tranquillité et en efficacité.
La loi interdit de supprimer une facture émise. En cas d’erreur, il vous faudra obligatoirement créer une facture rectificative ou un avoir sur facture selon que la facture initiale a été réglée ou non. Il convient de respecter certaines règles pour qu’elles soient en conformité. En utilisant un logiciel de facturation qui gère l’avoir sur facture comme Boby, vous gagnerez du temps sur la création des avoirs, car il prend en compte tous les paramètres obligatoires.
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