Dans le domaine du BTP, les chantiers peuvent souvent s’étendre sur de longues périodes, ce qui peut entraîner des problèmes de trésorerie, car les clients règlent généralement à la fin de la prestation. Cela peut mettre l’entreprise en difficulté financière. Heureusement, les factures de situation, ou factures d’avancement, permettent d’échelonner les paiements et de suivre de manière plus précise l’avancement du chantier selon la situation de travaux.
Pour utiliser ce système efficacement, il est essentiel de bien connaître les mentions légales, les spécificités propres au secteur du bâtiment, ainsi que la méthode de comptabilisation. Dans cet article, nous vous fournissons toutes les informations nécessaires pour établir des factures de situation de travaux.
Qu’est-ce qu’une facture de situation de travaux ?
Définition de la situation de travaux
La situation de travaux avant la facture de situation. Couramment utilisée dans le BTP, elle permet de mesurer l’avancement des chantiers et de préparer la facture d’avancement, également appelée facture de situation. Son objectif est de répartir la facturation d’une longue prestation sur plusieurs périodes.
Pour les parties impliquées, c’est-à-dire l’entreprise et son client, la situation de travaux joue un rôle stratégique. Elle permet un suivi précis de l’avancement de l’ouvrage, améliore la communication entre les deux parties, et facilite leur coordination. Il est donc conseillé de planifier des situations de travaux à intervalles réguliers, par exemple chaque mois ou à des dates clés. À partir de ces données, la facture de situation est calculée en fonction du pourcentage des travaux réalisés.
Les spécificités de la situation de travaux : globale ou détaillée
Les chantiers ont souvent des durées longues, ce qui rend la facture de situation essentielle pour suivre l’avancement des travaux par étapes (par exemple 10 %, 25 %, 75 %). Il existe deux méthodes principales pour mesurer cet avancement :
La méthode de la “situation globale“, qui regroupe les différents lots de travaux (comme la rénovation des sols ou l’installation des équipements électriques) et permet de suivre l’avancement global en tenant compte des progressions individuelles. Le calcul se fait en pourcentage du chantier total.
La méthode de la “situation détaillée” consiste à évaluer séparément l’avancement de chaque lot de travaux. Chaque lot reçoit un chiffre spécifique en fonction de son degré d’avancement.
Pourquoi établir une facture de situation de travaux ?
Bien que l’utilisation de la facturation de situation de travaux ne soit pas obligatoire pour les chantiers longs, les entreprises du bâtiment l’adoptent pour deux raisons principales :
La raison financière : La principale raison pour laquelle le secteur du BTP utilise fréquemment la situation de travaux est la stabilisation de la trésorerie. Cette facturation permet d’échelonner les paiements tout au long de l’ouvrage, évitant ainsi d’attendre la fin des travaux pour recevoir l’intégralité des paiements. Elle facilite également le financement des matériaux, des équipements et de la main-d’œuvre nécessaires à la réalisation du projet.
La raison relationnelle : L’autre raison repose sur l’amélioration du suivi et de la communication tout au long du chantier. Grâce à la situation de travaux, client et entreprise se rencontrent régulièrement pour faire le point sur l’avancement des travaux. Cela permet au client de mieux suivre la progression et d’avoir une traçabilité claire du travail effectué, ce qui renforce la confiance mutuelle. De plus, cela aide à identifier rapidement des problèmes éventuels, tels que des dépassements de budget ou des retards.
Quelle est la différence entre un acompte et une facture de situation ?
L’acompte et la facture de situation sont deux méthodes de facturation permettant de générer de la trésorerie avant ou pendant un chantier, mais elles ont des utilisations différentes.
L’acompte est une somme versée par le client avant le début des travaux, généralement sous forme de pourcent du devis total, et est demandé lors de la signature du devis. Il est suivi d’une facture de solde une fois le chantier terminé. À l’inverse, la facture d’avancement ou de situation est émise durant l’exécution des travaux, en fonction de l’avancement du chantier.
Comment réalisez une facture de situation de travaux ?
L’émission d’une facture de situation implique le respect de plusieurs obligations, notamment les mentions légales obligatoires. Il est recommandé d’utiliser des logiciels de facturation qui permettent de générer des factures intermédiaires conformes à la législation. Découvrez ci-après les principales normes à respecter pour une facture de situation de travaux.
Mentions légales obligatoires pour une facture de situation de travaux
Que ce soit dans le cadre d’un marché public ou privé, une situation de travaux doit contenir certaines mentions :
La date de création du document ;
Les informations de l’entreprise (nom, adresse, etc.) ;
Les coordonnées du client (nom, prénom, adresse, téléphone, e-mail) ;
Les informations relatives à l’assurance de l’artisan (nom de l’assureur, zone géographique couverte, garanties).
De plus, vous devez inclure :
Le numéro de la facture et la référence au devis (ex. : Facture n°X – situation de travaux n°X sur devis n°X) ;
La description des travaux concernés ;
Le pourcentage d’avancement du chantier (global ou par lot) ;
Le pourcentage d’avancement à la dernière échéance (pour une première situation, ce sera 0) ;
Les montants HT et TTC associés ;
Le montant total HT et TTC.
Établir une facture de clôture
À la fin des travaux, il est nécessaire d’émettre une facture de clôture. Celle-ci doit inclure toutes les mentions légales ainsi que la liste des situations de travaux effectuées au cours du chantier.
Comment gérer la comptabilité avec une facture de situation de travaux ?
Ce type de facture nécessite un traitement comptable spécifique, avec les étapes suivantes :
Enregistrer la facture en tant que créance client ;
Affecter les coûts aux bons comptes comptables ;
Comptabiliser les revenus ;
Gérer la TVA ;
Rapprocher les paiements reçus avec les créances.
Il est fortement recommandé, lorsque vous devez comptabiliser une facture de situation, de consulter votre expert-comptable ou d’utiliser un logiciel de devis et facturation offrant cette fonctionnalité, ce qui vous fera gagner un temps précieux.
Exemple d'un modèle d'une facture de situation de travaux
Exemple d’un modèle de situation de travaux fait sur le logiciel Boby qui respecte toutes les normes et la réglementation.
FAQ sur la situation de travaux
La situation de travaux est-elle une facture légale ?
Oui, la situation de travaux est une facture légale, fréquemment utilisée dans les sociétés du bâtiment pour facturer les travaux réalisés sur une période précise au cours d’un projet.
Peut-on émettre plusieurs situations de travaux pour le même chantier ?
Il est tout à fait possible d’émettre plusieurs situations de travaux pour un même projet. Chaque facture intermédiaire doit indiquer l’avancement. Dans la facture de clôture, il est important de rassembler tous les documents avec les correspondants.
Quels sont les risques d'une mauvaise situation de travaux ?
Les risques liés à une mauvaise gestion de la situation de travaux incluent :
Modification du contrat : Si des modifications sont apportées au contrat en cours d’un projet, elles peuvent affecter le montant total à facturer. Cela peut entraîner des écarts entre les montants facturés dans les situations de travaux et le total final.
Liquidation : Il arrive que des acteurs rencontrent des difficultés financières graves, pouvant les conduire à la liquidation judiciaire, ce qui rend l’achèvement des travaux impossible.
L'affacturage et situation de travaux
Lorsqu’un prestataire de construction rencontre des retards de paiement de la part de leurs clients, cela peut entraîner des difficultés de trésorerie. Pour pallier ces problèmes, de nombreuses entreprises se tournent vers des sociétés d’affacturage pour financer les paiements des situations d’avancement.
Le fonctionnement : la société d’affacturage avance le paiement des factures de situation à l’artisan, qui est ensuite remboursée par le maître d’ouvrage.
Qui valide les situations de travaux ?
La personne qui valide la situation de travaux est le maître d’ouvrage (le client) ou un représentant, un architecte ou un maître d’œuvre.
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