Au cours de la vie de votre entreprise, vous serez amené à utiliser des relances de factures impayées. Cela peut être dû à un retard de paiement, un oubli du client ou à un problème de contestation sur la facture. Ce type de problème peut entraîner de graves conséquences sur votre trésorerie et la santé financière de votre entreprise, particulièrement pour les petites structures. Découvrez comment rédiger une lettre ou un email de relance de facture impayée ! Vous trouverez également des modèles de relance qui vous seront utiles !
- Pourquoi la relance pour facture impayée est-elle essentielle ?
- Quand effectuer une relance de facture impayée efficace ?
- Quand effectuer une relance de facture impayée efficace ?
- Quels modèles utiliser pour une lettre relancer une facture impayée ?
- Comment simplifier les relances de facture impayée ?
Pourquoi la relance pour facture impayée est-elle essentielle ?
La relance pour facture impayée est vitale pour la santé financière des entreprises françaises, particulièrement les TPE et PME. Elle prévient les problèmes de liquidité et réduit le risque de faillite, qui touche 25% des entreprises en raison des retards de paiement.
Une relance bien menée préserve la relation client, démontre le professionnalisme de l’entreprise et favorise la confiance. C’est aussi une obligation légale qui protège l’entreprise en cas de litige. En somme, la relance est un outil essentiel pour le recouvrement des créances et l’amélioration des processus internes.
Quand effectuer une relance de facture impayée efficace ?
Il n’y a pas de délai fixe pour effectuer une relance de facture impayée. Vous pouvez envoyer la première lettre de relance dès que le délai de paiement fixé avec votre client a été dépassé.
Délais recommandés pour chaque étape de relance
Même s’il n’y a pas de date précise pour effectuer une relance de facture impayée, il est conseillé de mettre en place un système de relances régulières. Cela permettra non seulement de prévenir votre client, mais aussi de vous protéger juridiquement en prouvant que vous l’avez averti à plusieurs reprises. Voici un découpage en trois étapes pour les relances de factures impayées :
Première relance : à J+7 après la date d’échéance.
Deuxième relance : à J+15 de retard.
Troisième relance : à J+30 de retard.
En cas d’absence de réponse, une dernière relance est envoyée sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception.
Quand effectuer une relance de facture impayée efficace ?
Pour rédiger une lettre de relance de facture impayée, il est important de conserver un ton poli et professionnel. Ce type de document pourrait être utilisé contre vous en cas de litige, notamment si vous employez des menaces ou des propos insultants. L’objectif est de rester courtois tout en adoptant une approche ferme.
Une lettre de relance de facture impayée doit contenir les informations suivantes :
Le numéro de la facture.
La date d’émission de la facture.
La date à laquelle le paiement aurait dû être effectué.
Le montant total dû, incluant les éventuelles pénalités de retard.
Une demande explicite de règlement rapide.
Les conséquences prévues en cas de non-paiement.
Pour aller plus loin : Comment faire la numérotation des factures ?
Quels modèles utiliser pour une lettre relancer une facture impayée ?
Nos modèles de relance de facture impayée peuvent être utilisés comme lettre mais aussi comme e-mail.
Modèle 1 de relance de facture impayée à J+7 de retard
[Nom de votre entreprise] [Adresse de votre entreprise] [Code postal et ville] [Numéro de téléphone] [Adresse e-mail]
À l’attention de [Nom du client/entreprise] [Adresse du client/entreprise] [Code postal et ville]
Objet : Relance pour facture impayée n°[numéro de la facture]
[Ville], le 2024
Cher(e) [Nom du client ou responsable],
Nous espérons que ce message vous trouve en bonne santé et que votre activité se porte bien. Nous nous permettons de vous rappeler que la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise en date du 2024, était payable au 2024.
À ce jour, nous constatons qu’elle reste impayée, soit un retard de 7 jours. Il est possible qu’il s’agisse d’un simple oubli, c’est pourquoi nous vous invitons à régulariser votre situation dans les plus brefs délais.
Vous pouvez effectuer votre règlement par [moyens de paiement disponibles : virement bancaire, chèque, etc.], en utilisant les informations ci-dessous :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
Nous restons à votre disposition pour toute question ou en cas de difficulté. N’hésitez pas à nous contacter au [numéro de téléphone] ou à [adresse e-mail].
Dans l’attente de votre retour, nous vous remercions par avance pour votre diligence.
Cordialement,
[Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Modèle 1 e-mail de relance de facture impayée à J+7 de retard
Objet : Relance – Facture impayée n°[numéro de la facture]
Bonjour [Nom du client],
Nous espérons que tout va bien de votre côté. Nous nous permettons de revenir vers vous concernant la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise le 2024 et arrivée à échéance le 2024.
À ce jour, nous constatons que son règlement n’a pas encore été effectué. Il s’agit peut-être d’un simple oubli, et nous vous invitons à régulariser cette situation dans les plus brefs délais.
Vous pouvez effectuer le paiement par [moyens de paiement disponibles, ex. virement bancaire]. Voici les informations nécessaires :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
Si vous avez déjà réglé cette facture, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce message. En cas de besoin, nous restons à votre disposition au [numéro de téléphone] ou par e-mail à [adresse e-mail].
Merci pour votre diligence.
Cordialement, [Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Modèle 2 de relance de facture impayée à J+15 de retard
[Nom de votre entreprise] [Adresse de votre entreprise] [Code postal et ville] [Numéro de téléphone] [Adresse e-mail]
À l’attention de [Nom du client/entreprise] [Adresse du client/entreprise] [Code postal et ville]
Objet : Relance pour facture impayée n°[numéro de la facture]
[Ville], le 2024
Cher(e) [Nom du client ou responsable],
Nous nous permettons de revenir vers vous concernant la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise le 2024 et dont l’échéance était fixée au 2024.
À ce jour, soit 15 jours après la date d’échéance, nous constatons que cette facture n’a toujours pas été réglée. Nous comprenons que des imprévus peuvent survenir, mais nous vous rappelons que cette somme reste due conformément aux termes convenus.
Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement dans un délai de [indiquez un délai raisonnable, par exemple 7 jours] à compter de la réception de ce courrier afin d’éviter toute démarche supplémentaire.
Pour mémoire, voici nos coordonnées de paiement :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter rapidement au [numéro de téléphone] ou à [adresse e-mail] pour que nous puissions trouver une solution ensemble.
Sans retour de votre part ou règlement d’ici 2024, nous nous verrons dans l’obligation de considérer d’autres démarches pour régulariser cette situation.
Dans l’attente de votre retour rapide, nous restons à votre entière disposition.
Cordialement,
[Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Modèle 2 e-mail de relance de facture impayée à J+15 de retard
Objet : Relance urgente – Facture impayée n°[numéro de la facture]
Bonjour [Nom du client],
Nous vous contactons concernant la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise le 2024 et dont l’échéance était fixée au 2024.
Malgré notre précédente relance, nous constatons que cette facture reste impayée à ce jour, soit un retard de 15 jours. Nous vous rappelons que ce règlement est nécessaire pour le bon fonctionnement de nos engagements mutuels.
Nous vous invitons à régulariser cette situation dans un délai de [indiquez un délai raisonnable, ex. 7 jours] à compter de la réception de ce message. Voici nos informations de paiement :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
Si vous avez rencontré des difficultés ou avez des questions, merci de nous contacter rapidement au [numéro de téléphone] ou à [adresse e-mail].
Sans retour de votre part ou règlement d’ici le 2024, nous nous verrons dans l’obligation d’envisager d’autres démarches.
Merci pour votre compréhension et votre coopération.
Cordialement, [Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Modèle 3 de relance de facture impayée à J+30 de retard
[Nom de votre entreprise] [Adresse de votre entreprise] [Code postal et ville] [Numéro de téléphone] [Adresse e-mail]
À l’attention de [Nom du client/entreprise] [Adresse du client/entreprise] [Code postal et ville]
Objet : Dernière relance avant mise en demeure – Facture impayée n°[numéro de la facture]
[Ville], le 2024
Cher(e) [Nom du client ou responsable],
Nous vous écrivons pour vous rappeler que la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise le 2024 et dont l’échéance était fixée au 2024, reste à ce jour impayée, malgré nos précédentes relances.
Ce retard de paiement, qui s’élève désormais à 30 jours, constitue une non-conformité avec les termes convenus dans notre contrat. À défaut de règlement sous un délai de [indiquez un délai précis, ex. 7 jours], nous serons contraints d’appliquer des pénalités de retard conformément à l’article L441-10 du Code de commerce, soit un taux de [précisez le taux applicable] % par jour de retard. Des frais forfaitaires pour le recouvrement (40 €) seront également ajoutés.
Pour régulariser cette situation immédiatement, veuillez utiliser les informations suivantes pour effectuer le règlement :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
En cas de persistance de l’impayé, nous serons dans l’obligation d’entamer des démarches judiciaires pour le recouvrement de la somme due, ce qui pourrait engendrer des frais supplémentaires à votre charge.
Nous espérons vivement éviter ce type de procédure et comptons sur votre diligence pour régler cette situation rapidement. Si vous avez déjà procédé au paiement, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.
Cordialement, [Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Modèle 3 e-mail de relance de facture impayée à J+30 de retard
Objet : Dernière relance avant mise en demeure – Facture impayée n°[numéro de la facture]
Bonjour [Nom du client],
Malgré nos précédents messages, nous constatons que la facture n°[numéro de la facture], d’un montant de [montant de la facture] €, émise le 2024 et dont l’échéance était fixée au 2024, reste impayée à ce jour (30 jours de retard).
Nous vous rappelons que ce retard constitue un manquement à nos engagements contractuels. Conformément à la législation en vigueur (article L441-10 du Code de commerce), nous nous réservons le droit d’appliquer des pénalités de retard au taux de [précisez le taux applicable] % par jour de retard, ainsi qu’un forfait de 40 € pour frais de recouvrement.
Si cette facture n’est pas réglée dans un délai de [délai, ex. 7 jours], nous engagerons les démarches nécessaires pour le recouvrement judiciaire de la somme due, ce qui pourrait engendrer des frais supplémentaires à votre charge.
Pour éviter ces désagréments, nous vous invitons à régulariser la situation sans délai. Voici nos coordonnées de paiement :
RIB/IBAN : [informations bancaires]
Référence de la facture : [référence]
Si le paiement a déjà été effectué, merci de nous en informer immédiatement pour mettre à jour notre système.
En cas de besoin, nous restons disponibles au [numéro de téléphone] ou à [adresse e-mail].
Cordialement, [Votre nom] [Votre fonction] [Nom de votre entreprise]
Dernière relance : lettre recommandée avec avis de réception pour mise en demeure de payer
La mise en demeure est la dernière étape pour le processus de recouvrement, elle doit être accompagnée d’une lettre recommandée avec avis de réception (LRAR). Elle formalise le processus et sert de preuve légale. Son contenu doit être précis, mentionnant les relances précédentes et fixant une dernière échéance ferme. Elle doit détailler les conséquences du non-paiement, incluant frais et pénalités. Le ton doit être ferme, démontrant la détermination de l’entreprise tout en offrant une dernière chance de règlement amiable. Cette méthode standard permet de constituer un dossier solide pour une éventuelle procédure judiciaire, plaçant l’entreprise en position de force si le débiteur ne répond pas.
Comment simplifier les relances de facture impayée ?
Adopter un logiciel
Pour faire face aux mauvais payeurs, utilisez un logiciel de devis et factures. Ces outils facilitent le suivi des factures en retard de paiement et proposent des automatisations de relance sur mesure, vous permettant ainsi de recouvrer vos créances et de réduire les délais de paiement. Si vous travaillez dans le BTP en tant qu’artisan ou petite entreprise, l’outil idéal, c’est Boby ! Avec Boby, le logiciel conçu pour les artisans du bâtiment, profitez d’un système de relance de factures impayées et d’un tableau de bord pour assurer un suivi efficace. Vous disposez ainsi de toutes les armes nécessaires pour sécuriser votre entreprise contre les retards de paiement.
Utiliser une société de recouvrement
Cette solution est idéale pour les grandes entreprises traitant un volume important de factures. Faire appel à une société de recouvrement simplifie le processus et favorise une résolution à l’amiable. Ces sociétés agissent comme des intermédiaires, prenant en charge la gestion des relances et des négociations avec les débiteurs.
En externalisant ce service, vous réduisez vos coûts opérationnels tout en augmentant vos chances de recouvrer les paiements. Leur modèle basé sur la commission les motive à optimiser leur efficacité, réduisant ainsi les risques financiers pour votre entreprise.
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