La relance client est une importante tâche dans la gestion de votre entreprise. En effet, les retards de paiement sont un enjeu important pour de nombreuses entreprises, surtout les PME et les indépendants du secteur du bâtiment où les clients paient leurs factures sous 45 jours en moyenne. Or les entreprises du bâtiment ont souvent besoin de liquidités pour faire face à leurs charges, notamment pour l’achat de matériaux pour les chantiers. Une mauvaise gestion de votre processus de relance client peut mettre en danger votre activité.
Comment assurer le suivi des factures impayées
Il est essentiel d’avoir un système efficace de suivi des factures pour gérer correctement les relances clients. Ce système doit vous permettre d’identifier rapidement les factures en retard de paiement et de prendre les mesures appropriées. Un suivi rigoureux des factures vous permettra également d’éviter les oublis, qui peuvent entraîner des retards de paiement plus longs et à termes des difficultés de trésorerie pour vous.
Utilisation d'Excel
Beaucoup d’artisans du bâtiment utilise Excel pour le suivi des factures clients. En effet, sur Excel, vous pouvez créer un tableau de suivi simple, qui liste toutes vos factures, leurs dates d’émission et d’échéance, ainsi que leur statut de paiement.
Même si cela paraît être une bonne solution de prime abord, une erreur dans la gestion de vos factures peut avoir des conséquences financières importantes. L’autre problème majeur avec la gestion des factures par Excel est souvent chronophage : l’ajout, la mise à jour et la vérification manuelle des données peuvent prendre beaucoup de temps, qui pourrait être consacré à d’autres aspects de votre activité.
De même, il est difficile de partager ce genre de document, et dans le cas d’envoi par emails, des erreurs de versions sont très courantes.
Utilisation d’un logiciel de facturation
De plus en plus d’artisans optent pour un logiciel de facturation, spécifiquement conçu pour faciliter et optimiser le suivi des factures clients. Les fonctions d’automatisation de ces logiciels peuvent également inclure le suivi des paiements et les relances automatiques en cas de retard de paiement et d’autres fonctionnalités telles que :
Numérotation spécifique selon le type de factures
Comment numéroter la facture proforma ou facture provisoire ?
Un brouillon de facture n’a aucune valeur comptable ou légale. La seule exigence est de clairement mentionner “Facture provisoire” ou “facture Proforma” sur le document. Vous êtes donc libre d’adopter une numérotation indépendante pour ces documents.
Cependant, une fois que la facture provisoire est traitée et devient une véritable facture avec une valeur légale et comptable, elle doit recevoir le prochain numéro disponible dans la séquence de numérotation de vos factures.
- – Paiement sur le chantier : En faisant régler votre client directement sur le chantier, vous soignez votre trésorerie et vous gagnez du temps sur la facturation et sur les relances de facture. Idéal pour les dépannages et petits chantiers.
- – La relance automatique : certains logiciels de facturation permettent de programmer des rappels d’emails automatiques aux clients, lorsque vous générez une facture. Vous vous épargnez ainsi la tâche de suivre et relancer manuellement chaque facture impayée.
- – Avance de trésorerie : Boby propose un service innovant d’avance de trésorerie pour aider les entreprises à éviter les problèmes de liquidités. Lorsque qu’un artisan émet une facture à un client professionnel, il peut céder cette facture à Boby qui lui avance l’argent sous 48 heures. Son client règle à échéance sans voir la différence. Une solution efficace et simple pour ne jamais être à court de trésorerie.
De plus, dans ce type de logiciel btp, vous disposez d’un tableau de bord personnalisable, qui rassemble toutes vos factures, indique leurs dates d’émission et d’échéance, et affiche leur statut de paiement. Contrairement à Excel, ces logiciels ont été conçus pour éviter les erreurs de calcul ou d’inattention. Ils incluent des systèmes de vérification qui alertent l’utilisateur en cas de données manquantes ou de discordances, limitant ainsi les risques d’erreurs pouvant avoir des conséquences financières importantes.
Exemple de modèles de relances clients
Nous vous proposons trois exemples d’e-mails de relance pour factures impayées, que vous pouvez utiliser comme point de départ :
- Premier rappel à J+5 après la date d’échéance de la facture
- Deuxième rappel à 15 jours de retard
- Troisième et dernier rappel à 30 jours de retard
Que faire si votre client ne répond pas à votre relance facture ?
Si un client ne répond pas à vos relances, il est essentiel de prendre des mesures supplémentaires pour garantir le paiement. Voici les étapes à suivre :
- – Première relance : généralement envoyée quelques jours après l’échéance de la facture, cette relance sert de rappel poli au client.
- – Deuxième relance : si le client n’a toujours pas payé après la première relance, une deuxième relance est envoyée. Celle-ci peut être plus ferme, tout en restant professionnelle.
- – Mise en demeure : si le client n’a pas réagi à vos relances, une mise en demeure peut être envoyée. C’est un document légal qui exige formellement le paiement de la facture.
- – Intervention d’un huissier : si le client ne paie toujours pas après la mise en demeure, vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour recouvrer la dette.
Comment réagir face à un client qui ne paye pas ?
La gestion de la relance client peut être délicate, car il est important de maintenir de bonnes relations avec vos clients tout en garantissant le paiement de vos factures. Voici quelques conseils pour gérer cette situation :
- – Soyez poli mais ferme : vos communications doivent être professionnelles et respectueuses, tout en insistant sur l’importance du paiement en temps voulu.
- – Restez transparent : expliquez clairement à vos clients pourquoi vous relancez et quelles seront les conséquences si le paiement n’est pas effectué.
- – Offrez des solutions : si un client a du mal à payer, proposez-lui des solutions, comme un plan de paiement échelonné.
- – N’oubliez pas l’humain : derrière chaque facture, il y a un client. Tenez compte de leur situation et essayez de trouver une solution qui convienne à tout le monde.
Si la situation persiste, mettez en place tous les dispositifs pour récupérer votre créance mais ensuite arrêtez la collaboration avec ce client, c’est un mauvais payeur.
Automatisation de la relance client avec Boby
Il est également possible d’automatiser votre processus de relance client, ce qui vous permet de gagner du temps et d’améliorer votre efficacité.
Comment fonctionne l’automatisation de la relance client avec Boby : Boby est un logiciel devis facture pour les professionnels du bâtiment, qui offre une fonctionnalité de relance automatique sur vos factures.
Vous pouvez personnaliser votre chaine de relance avec des messages spécifiques et planifier l’envoi automatique de ces relances à des dates spécifiques. Cela permet de garantir que vos clients reçoivent des rappels opportuns, tout en vous évitant de devoir suivre manuellement chaque facture impayée.
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